淺談房產(chǎn)檔案管理的對策
2016-05-03 18:02:44 來自：四川報道網(wǎng) 編輯：向經(jīng)緯
作者 甘洛縣房產(chǎn)管理所所長 毛阿衣
近年來，隨著城市建設的發(fā)展，舊城改造成為城市建設中一個十分重要的方面，房產(chǎn)檔案管理在舊城改造中顯得尤為重要，房地產(chǎn)業(yè)的檔案是城市房地產(chǎn)各項活動的記錄，一定程度上反映著城市的發(fā)展和歷程，對于城市的研究和歷史的變遷都是有很重要參考依據(jù)的，所以房地產(chǎn)檔案管理工作是十分重要的，這不僅是房地產(chǎn)檔案管理部門的工作，也是我國城市化發(fā)展的需要。檔案管理工作最重要的原則是可靠、實事求是的記錄。做好房產(chǎn)檔案工作對穩(wěn)定社會，解決民事糾紛，明確產(chǎn)權具有現(xiàn)實意義，同時做好房產(chǎn)檔案工作有助于領導決策、研究房產(chǎn)政策，搞好房產(chǎn)管理。
五大特點 檔案管理考專業(yè)
法律性。房產(chǎn)檔案是除房產(chǎn)權屬證書外法律認可的，是確認房產(chǎn)權利歸屬，鑒證房產(chǎn)權屬處置的唯一有效證明。
社會性。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，社會經(jīng)濟生活將全面走向信息化。房產(chǎn)檔案作為一種真實的記錄，客觀地反映了房地產(chǎn)經(jīng)濟運行的真象，記錄了一個個房地產(chǎn)項目建設的過程。
動態(tài)性。房產(chǎn)檔案形成后，房產(chǎn)權屬和房產(chǎn)情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權人的變化、房屋的損壞倒塌，城市的建設發(fā)展，房地產(chǎn)市場的活躍，房屋的買賣、交換、繼承、贈與、析產(chǎn)等權屬轉移不斷發(fā)生，房產(chǎn)權屬處于不斷轉移和變更之中，這樣房產(chǎn)權屬衍生的房產(chǎn)檔案也不斷隨之而變化。
區(qū)域壟斷性。房產(chǎn)管理部門是本地房產(chǎn)唯一管理部門，處于對本地區(qū)房產(chǎn)檔案的獨占和壟斷地位。
服務多元化。房產(chǎn)檔案的服務不單純是某一項的服務，而應該是所有信息的全部批露，是一種全方位、多元化的服務模式。房產(chǎn)檔案網(wǎng)站作為一種紐帶和橋梁，是實現(xiàn)這一多元化服務的有效手段。我們應充分利用這一點，為利用者提供一個交流平臺。
“八方法、四原則” 收集整理講規(guī)律
歸檔的八個方法。1、分類。按照“一案一卷或數(shù)卷”的原則，將不同案由的文件材料分成不同的案卷，每辦理一宗案 （如進行一次產(chǎn)權登記、辦理一次代管或托管等） 所形成的材料立一個卷；2、去釘取齊；3、卷內文件排列；4、編制檔號。歸檔的每一份文件材料都要在首頁的上方空白處加蓋“檔號章”；5、填寫卷內文件目錄。房地產(chǎn)檔案的卷內文件目錄分固定式與非固定式兩種；6、填寫檔案袋封面項目和封底備考表；7、裝袋入盒；8、填寫檔案盒封面和脊背項目。
文件排列四原則。1、結論性材料在前，依據(jù)性材料在后；2、審批材料在前，申報材料在后；3、外文材料，譯文在前，原文附后；4、其他在辦案過程中形成的材料，按內容的重要程度或時間先后排列。
談現(xiàn)狀找問題 清除管理弊病
目前，在舊城改造中我國的房產(chǎn)檔案管理存在的問題較多，主要體現(xiàn)在：我國房產(chǎn)檔案由于收集時間不同、標準不同等原因造成了檔案存在差異；在實際收集過程中，檔案管理人員素質與專業(yè)水平的差異也導致了房產(chǎn)檔案中存在錯誤或其他問題。這些問題嚴重影響了我國房產(chǎn)檔案管理開展，造成了檔案查閱與利用的困難。而且，在房產(chǎn)檔案中還存在許多不合格材料的現(xiàn)象。這是由于檔案收集初期工作人員專業(yè)水平或工作失誤造成了不合格材料的歸檔。而后期的復核或使用中缺乏相應的糾正，造成不合格材料長期存在的現(xiàn)狀。
我國房產(chǎn)檔案管理形式較為單一，其內容以文字和圖標構成。這一現(xiàn)狀使得我國房產(chǎn)檔案管理中缺乏相應的高科技技術，造成了傳統(tǒng)紙張檔案管理成本高、查找困難、不利于數(shù)字化發(fā)展等問題。這一現(xiàn)狀直接或間接地影響了我國房產(chǎn)規(guī)劃、相關經(jīng)濟活動的開展，甚至造成不必要的房產(chǎn)糾紛。針對這樣的情況，我國房產(chǎn)檔案管理工作應從檔案管理形式的改革入手，針對存在的問題進行相應解決，以此促進我國房產(chǎn)管理工作的開展，促進相關經(jīng)濟活動的開展。
對癥下策 優(yōu)化房產(chǎn)檔案管理
加強房產(chǎn)檔案的基礎業(yè)務工作。1、做好房產(chǎn)檔案的收集工作。房產(chǎn)檔案來源分散、渠道多元，要求房產(chǎn)檔案管理部門必須及時廣泛地收集房產(chǎn)文件材料；2、做好房產(chǎn)檔案的整理工作。首先，房產(chǎn)檔案管理部門必須對所收集的檔案資料進行篩選整理，嚴格把關，并對重要的材料進行正確的保護管理。其次，必須嚴格按照檔案管理規(guī)則，對所收集的檔案材料科學分類、合理排列、整齊裝訂。另外，為了使房屋狀況在房產(chǎn)檔案中更真實、更直觀地表現(xiàn)出來，房產(chǎn)檔案中最好附有房產(chǎn)照片，與原房產(chǎn)材料一并保存；3、做好房產(chǎn)檔案的編目工作。編目是否科學，直接關系到房產(chǎn)檔案的科學管理和開發(fā)利用。為了適應房產(chǎn)檔案動態(tài)管理的需要，應解決檔案管理動而不亂的問題。
通過開發(fā)利用房產(chǎn)檔案信息，促進檔案管理工作。房產(chǎn)檔案管理的目的是為了檔案信息能夠為其他的工作提供依據(jù)，當然準確的信息同時也能促進檔案管理工作的發(fā)展。檔案信息的管理是為了方便查詢，所以通過資料的收集然后記錄成為檔案，然后提供給相關工作人員使用。目前我國正在大力的推廣實施信息化管理，檔案工作也不例外，檔案管理進入新階段。
加快房產(chǎn)檔案信息化建設進程。提高對房產(chǎn)檔案管理信息化建設的認識。以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術管理房產(chǎn)檔案，必將極大地提高房產(chǎn)檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，促進房產(chǎn)檔案管理整體水平提高。
掌握房產(chǎn)檔案特點，拓寬檔案收集渠道。房產(chǎn)檔案通常分為幾大類，每一類別的內容都參差不齊。在行政審批過程中，審批時間長，一旦出現(xiàn)問題，檔案管理就會出現(xiàn)問題。目前我國音頻文件檔案數(shù)量少，并沒有得到管理上的重視。但是為了保證檔案資料的齊全，檔案管理人員應該熟練的掌握各種管理手段和程序流程,對于所擁有的檔案資料都必須十分了解。
制定規(guī)范，及時進行立卷制度建設。檔案管理制度通常與閱覽制度、外借制度、復制制度等相結合。針對這樣的情況，不同的人能夠接觸的檔案級別都要有所區(qū)分，不同的檔案制定不同的審批手續(xù)，保證檔案的保密性，防止泄密事件的發(fā)生，保護檔案的安全和完整。這需要各類規(guī)章制度的完善，同時在實踐的過程中不斷進行完善。
胡斌：繼續(xù)
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周通：推進